Ochrana osobných údajov v spoločnosti Fafuliak, s.r.o.

Informácie a poučenie o získavaní a spracúvaní osobných údajov

podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „nariadenie“) a podľa zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“):

Prevádzkovateľ Fafuliak, s.r.o. so sídlom J. poničana 51 960 01  Zvolen, IČO: 36790737, zapísaná v OR OS Banská Bystrica, oddiel: Sro., vložka č. 1307/S (ďalej len Fafuliak) týmto informuje dotknuté osoby o získavaní a spracúvaní ich osobných údajov.

Tieto informácie sú Vám určené ak ste naším zákazníkom, ale aj v prípade, ak ste zamestnancom nášho zákazníka alebo dodávateľa, ktorý je právnickou osobou alebo živnostníkom a Váš zamestnávateľ Vás určil ako svoju oprávnenú osobu pre jednotlivé oblasti komunikácie týkajúcej sa dodávky tovaru a služieb v rámci zmluvných vzťahov.

Zásady ochrany osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame len na základe zákonných podmienok, ktoré sú uvedené v nariadení alebo v zákone. Ako prevádzkovateľ zodpovedáme za ochranu Vašich osobných údajov, ktoré sme o Vás získali alebo získavame v súlade s nariadením a zákonom v rozsahu a spôsobom podľa tejto informácie. V prípade otázok týkajúcich sa spracúvania Vašich osobných údajov sa na nás môžete obrátiť osobne alebo poštou na adrese nášho sídla, telefonicky na tel. čísle +421 90553715 alebo e-mailom fafuliak@gmail.com

Získavanie osobných údajov 

Vaše osobné údaje získavame predovšetkým priamo od Vás, a to vtedy, keď nám ich dobrovoľne poskytujete v súvislosti s dopytom alebo žiadosťou o naše služby, ktoré nám adresujete osobne, telefonicky, písomne poštou alebo elektronicky, a to na základe Vašej žiadosti.

V prípade, ak ste zamestnancom nášho zákazníka alebo dodávateľa, ktorý je právnickou osobou, prípadne živnostníkom, ktorý si Vás určil ako svoju oprávnenú osobu pre jednotlivé oblasti komunikácie týkajúce sa dodávky tovaru a služieb v rámci zmluvných vzťahov, osobné údaje získavame od Vášho zamestnávateľa; poskytnutím údajov, ktoré sú obsahom tejto informácie nie je dotknutá informačná povinnosť Vášho zamestnávateľa v rozsahu podľa článku 13 nariadenia, resp. § 19 zákona pri získavaní a spracúvaní Vašich osobných údajov v súvislosti s pracovnoprávnym vzťahom zamestnanca a zamestnávateľa.

Kategórie získavaných a spracúvaných osobných údajov

Budeme získavať a spracúvať iba Vaše bežné osobné údaje v rozsahu nevyhnutnom v rámci našich aktivít v súvislosti so zabezpečovaním našich služieb. Osobné údaje osobitnej kategórie, ktoré by odhaľovali Váš rasový alebo etnický pôvod, politické názory, politické alebo filozofické presvedčenie, členstvo v odborových organizáciách, genetické údaje, biometrické údaje, sexuálnu orientáciu a iné citlivé osobné údaje o Vás spracúvať nebudeme. 

Spracúvame Vaše osobné údaje v nasledujúcom rozsahu:

Identifikačné údaje: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, podpis, fotografia tváre a iné údaje uvedené v občianskom preukaze alebo cestovnom pase a vodičskom preukaze.

Kontaktné údaje: adresa trvalého pobytu, prípadne adresa pre doručovanie, e-mailová adresa a telefónne číslo.

Údaje o nákupoch a zľavách: zakúpený tovar alebo služba, cena zakúpeného tovaru alebo služby, miesto, dátum a čas nákupu, údaje o poskytnutých zľavách a benefitoch.

Bankové, finančné a transakčné údaje: číslo kreditnej karty, údaje o bankovom účte, údaje o platbách.

Údaje týkajúce sa leasingových zmlúv k vozidlám: identifikačné číslo klienta, číslo zmluvy, identifikačné číslo vozidla.

Údaje týkajúce sa poistných udalostí: história poistných udalostí vrátane vyplatených plnení a odborných posudkov, informácie o obetiach.

Údaje týkajúce sa polohy: monitorovanie polohy vybraných prenajímaných vozidiel prostredníctvom satelitného sledovania (GPS), ktoré umožňuje dohľadanie prenajatých vozidiel pri ich používaní alebo po ich krádeži.

Nevyhnutnosť poskytnutia osobných údajov

Vaše osobné údaje od Vás nevyhnutne potrebujeme, pretože v prípade ich neposkytnutia nemôže dôjsť k vzniku zmluvného vzťahu medzi dodávateľom a zákazníkom, keďže v súlade so zákonom NR SR č. 513/1991 Zb. (Obchodný zákonník) v znení neskorších predpisov, je Vaša identifikácia ako zmluvnej strany (resp. ako osoby určenej Vaším zamestnávateľom na vybavovanie zmluvných záležitostí) jednou z podstatných náležitostí Zmluvy.

Príjemcovia osobných údajov 

Všetky Vaše osobné  údaje budú spracúvané a uchovávané v našich interných systémoch a budú nami ďalej poskytované iným príjemcom len vtedy, ak je to nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania alebo na základe zákonnej povinnosti vyplývajúcej z osobitných právnych predpisov.

Príjemcami osobných údajov môžu byť:

kontrolné, dozorné a iné štátne orgány v rámci výkonu ich činnosti v zmysle osobitného právneho predpisu (napr. Slovenská obchodná inšpekcia, Úrad na ochranu osobných údajov, Daňový úrad a pod.),
súdy a orgány činné v trestnom konaní na základe ich vyžiadania, alebo v rámci oprávnených záujmov prevádzkovateľa pri preukazovaní, uplatňovaní a obhajovaní právnych nárokov,
poisťovne, s ktorými má prevádzkovateľ uzatvorenú poistnú zmluvu súvisiacu s prenajímaným vozidlom,
zmluvne poverení poskytovatelia služieb, ako napríklad poskytovatelia IT služieb, poštových a zasielateľských služieb, finančných a poisťovateľských služieb,
ďalším príjemcom, ktorým je prevádzkovateľ povinný osobné údaje poskytnúť v zmysle osobitného zákona alebo oprávneného záujmu, ako napríklad audítori, právni poradcovia, daňoví a účtovní poradcovia, poisťovne, banky, úverové registre, tretie osoby hodnotiace využívanie služieb našich zmluvných partnerov, osoby, ktoré sú s nami v pracovno-právnom alebo inom obdobnom vzťahu, a to v rozsahu, ktorý je nevyhnutne potrebný pre výkon ich práce alebo práv, a ktoré zároveň vo vzťahu k poskytnutým alebo sprístupneným osobným údajom budú mať v rozsahu a za podmienok dojednaných v písomnej zmluve, ktorú s nimi uzatvárame alebo ustanovenej všeobecne záväznými právnymi predpismi, povinnosť zachovávať o takýchto informáciách mlčanlivosť.
Účel spracúvania osobných údajov

Vaše osobné údaje budeme získavať a ďalej spracúvať na nasledujúce účely:

uzavretie a plnenie zmluvy; Na plnenie zmluvných povinností alebo vykonanie opatrení na Vašu žiadosť predtým, než s Vami uzatvoríme zmluvu, najmä na účely spracovania a zasielania cenových ponúk, rezervácií, prípravy a uzatvárania zmlúv, evidenciu zmlúv vrátane všetkých ich zmien v našom internom systéme, kontrolu plnenia zmlúv  a povinností zmluvných strán najmä v rámci zmlúv o nájme, zmlúv o prenájme a rámcových zmlúv, ako aj ďalších povinností súvisiacich so správou zmlúv, preberaním a odovzdávaním vozidla, vybavovaním reklamácií a sťažností, fakturáciou, vymáhaním škôd a pohľadávok vzniknutých v súvislosti s dodávkou tovaru a služieb, riešením poistných udalostí, uchovávaním s tým súvisiacej dokumentácie a záznamov, vzájomnou komunikáciou zmluvných strán a pod.. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) nariadenia, t.j. plnenie zmluvy a  splnenie  zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich najmä zo zákona NR SR č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov. Poskytnutie osobných údajov dotknutou osobou je v tomto prípade zmluvnou požiadavkou. V prípade neposkytnutia osobných údajov nebude možné s dotknutou osobou uzatvoriť zmluvný vzťah.
marketing; V prípade Vášho súhlasu Vám budeme zasielať obchodné informácie o produktoch a rôznych akciách poštou, e-mailom, SMS správou, prípadne inou formou. Obchodné informácie budeme zasielať iba v takom rozsahu a frekvencii, aby neboli pre Vás obťažujúce. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie čl. 6 ods. 1 písm. a) nariadenia, t.j. súhlas dotknutej osoby. Svoj súhlas môžete  kedykoľvek odvolať, pričom konkrétny spôsob odvolania súhlasu (v závislosti od spôsobu jeho udelenia) Vám oznámime v žiadosti o Váš súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Spracúvanie na účely marketingu možno považovať za spracúvanie na základe oprávnených záujmov prevádzkovateľa v prípade, že ste naším zákazníkom a považujeme za náš oprávnený záujem informovať Vás o novinkách a ponukách v oblasti našich služieb. Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov na účely marketingu alebo kedykoľvek zastaviť odosielanie našich marketingových správ prostredníctvom odkazu priamo v týchto správach.
identifikácia osôb; V záujme jednoznačnej identifikácie a overenia totožnosti osôb – zákazníkov, resp. zákazníkom poverených osôb (v prípade zákazníka, ktorý je právnickou osobou alebo živnostníkom) a za účelom overenia pravosti úradných dokladov ako aj prípadnej nevyhnutnosti poskytnutia súčinnosti orgánom činným v trestnom konaní v prípade odcudzenia alebo poškodenia majetku prevádzkovateľa – prenajatej veci, vyhotovujeme fotokópie úradných dokladov (občianske a vodičské preukazy a pasy). Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie  čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia, t.j. oprávnený záujem prevádzkovateľa, ktorým je v tomto prípade ochrana majetku a finančných záujmov prevádzkovateľa s cieľom prevencie kriminality a inej protispoločenskej činnosti na úseku majetkovej kriminality, páchanej predovšetkým formou krádeží a poškodzovania majetku prevádzkovateľa.
ochrana majetku a finančných záujmov prevádzkovateľa; Na ochranu majetku a finančných záujmov  prevádzkovateľa sú vybrané prenajímané vozidlá zabezpečené monitorovaním ich lokalizácie prostredníctvom satelitného sledovania (GPS), ktoré umožňuje dohľadanie prenajatých vozidiel pri ich používaní a po ich krádeži. K spracúvaniu osobných údajov vyplývajúcich zo získaných informácií o výskyte vozidla dochádza v prípade, ak prenajaté motorové vozidlo užíva konkrétna fyzická osoba, t.j. ak je v čase užívania prenajatého motorového vozidla prevádzkovateľ schopný identifikovať konkrétnu fyzickú osobu a vozidlo je vybavené monitorovacím zariadením. V takom prípade budú spracúvané osobné údaje v rozsahu získaných GPS informácií o výskyte vozidla a identifikačných údajov dotknutej osoby. Nájomca je pri preberaní vozidla informovaný o tom, že je prenajaté vozidlo vybavené GPS monitorovacím zariadením. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie  čl. 6 ods. 1 písm. f) nariadenia, t.j. oprávnený záujem prevádzkovateľa, ktorým je v tomto prípade ochrana majetku a finančných záujmov prevádzkovateľa s cieľom prevencie kriminality a inej protispoločenskej činnosti na úseku majetkovej kriminality, páchanej predovšetkým formou krádeží a poškodzovania majetku prevádzkovateľa.
vedenie účtovníctva a vyhotovovanie účtovných dokladov; najmä správa a fakturácia ceny za dodávku tovaru a služieb, spracúvanie účtovných, daňových dokladov a faktúr. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie  čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia, t.j. splnenie  našich zákonných povinností vyplývajúcich najmä  zo zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“), zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov a pod..
evidencia pošty a správa registratúry; evidencia a správa poštových zásielok, pošty doručovanej a odosielanej z a do elektronickej schránky a evidencia a archivácia zmlúv, účtovných, daňových a súvisiacich dokladov v našich interných systémoch. Právnym základom na spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je ustanovenie čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia, t.j. splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa podľa osobitných predpisov, a to najmä podľa zákona o účtovníctve a zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
 

Doba uchovávania osobných údajov

Vaše osobné údaje budeme spracúvať po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelov ich spracúvania, najdlhšie však po dobu trvania zmluvného vzťahu.

V prípade, ak budeme voči Vám uplatňovať právne nároky a viesť súdne alebo správne konanie alebo ak budete právne nároky uplatňovať Vy voči nám a viesť voči nám súdne alebo správne konanie, osobné údaje budú spracúvané na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov až do právoplatného skončenia takéhoto konania. Po ukončení zmluvného vzťahu, resp. po právoplatnom skončení konania podľa predchádzajúcej vety, budú Vaše osobné údaje už iba uchovávané (archivované), a to po dobu 10 rokov od skončenia zmluvy, pretože povinnosť uchovávať zmluvu a účtovné a daňové doklady súvisiace so zmluvou, ktoré obsahujú Vaše osobné údaje nám vyplýva zo všeobecne záväzných predpisov, najmä zo zákona o účtovníctve. Po uplynutí tejto doby budú údaje vymazané resp. znehodnotené / skartované.

V prípade, že kedykoľvek namietnete spracúvanie Vašich osobných údajov na priamy marketing, prestaneme Vaše osobné údaje na tento účel spracúvať. 

Osobné údaje získané z monitorovania vozidiel sú uchovávané po dobu 2 rokov po skončení zmluvného vzťahu.

Fotokópie úradných dokladov sú uchovávané po dobu platnosti zmluvného vzťahu a najneskôr v lehote do 1 roka sú zlikvidované, ak ich prevádzkovateľ nevyužíva na základe oprávnených záujmov (napr. v rámci riešenia škôd, poistných udalostí a krádeží) alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Prenos osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodnej organizácii

Vaše osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín alebo medzinárodnej organizácii a takýto prenos osobných údajov ani nezamýšľame.

Odvolanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov

V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje aj na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek tento súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním. Udelený súhlas môžete odvolať rovnakým spôsobom, akým bol súhlas udelený.

Automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu.

Práva dotknutej osoby v súvislosti s ochranou osobných údajov

V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte okrem vyššie uvedených práv najmä nasledujúce práva:

právo na prístup k osobným údajom (čl. 15 nariadenia); máte právo získať od nás potvrdenie o tom, či spracúvame Vaše osobné údaje, a ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom (ich kópie), ako aj na doplňujúce informácie v rozsahu stanovenom článkom 15 nariadenia. Vo väčšine prípadov Vám tieto kópie Vašich osobných údajov a doplňujúce informácie poskytneme v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožadujete iný spôsob ich poskytnutia. Ak ste o poskytnutie týchto informácií požiadali elektronickými prostriedkami, budú vám poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.
právo na opravu osobných údajov (čl. 16 nariadenia); Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. toto právo Vám  však umožňuje žiadať od nás, aby sme bez zbytočného odkladu opravili Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnili Vaše osobné údaje, ak sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne. Vezmite prosím na vedomie, že ste povinný poskytnúť nám len také osobné údaje, ktoré sú úplné a správne, pričom zodpovedáte za nepravdivosť osobných údajov, ktoré ste nám poskytli.
právo na vymazanie osobných údajov (právo „na zabudnutie“) (čl. 17 nariadenia), a to bez zbytočného odkladu po uplatnení tohto práva, napríklad v prípade, ak Vaše osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sme ich získali alebo spracúvali, ak ste odvolali svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov, na základe ktorého vykonávame spracúvanie Vašich osobných údajov, a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie osobných údajov (napríklad Zmluva, ktorú máme s Vami uzavretú), ak namietate spracúvanie osobných údajov podľa čl. 21 ods. 1 nariadenia alebo ak Vaše osobné údaje spracúvame v rozpore s nariadením a zákonom. Toto Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných okolností. Napríklad, môžeme mať určité právne a regulačné povinnosti, čo znamená, že nebudeme môcť Vašej žiadosti vyhovieť.
právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov (čl. 18 nariadenia), v zákonom stanovených prípadoch máte právo od nás žiadať, aby sme prestali spracúvať Vaše osobné údaje, napr. ak namietate správnosť osobných údajov, ktoré o Vás máme, avšak len počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť Vašich osobných údajov, namietate proti spracúvaniu osobných údajov automatizovaným rozhodovaním alebo spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s nariadením a zákonom a namietate vymazanie Vašich osobných údajov, pričom namiesto toho žiadate obmedzenie ich použitia alebo namietate vymazanie Vašich osobných údajov, ktoré my ako prevádzkovateľ už nepotrebujeme a chceme ich vymazať, avšak potrebujete ich vy, napríklad na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich právnych nárokov v prebiehajúcom súdnom konaní.
právo na prenosnosť osobných údajov (čl. 20 nariadenia), to znamená právo získať od nás Vaše osobné údaje, ktoré ste nám predtým poskytli, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a máte právo požadovať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli ďalšiemu prevádzkovateľovi za splnenia zákonných podmienok; uplatnením tohto práva nie je dotknuté Vaše právo na vymazanie osobných údajov. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré sme od Vás získali na základe súhlasu alebo na základe Zmluvy, ktorej ste zmluvnou stranou.
právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov (čl. 21 nariadenia), ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na našom legitímnom oprávnenom záujme alebo ak Vaše osobné údaje spracúvame na účel priameho marketingu, vrátane profilovania pri takomto spracúvaní. V prípade, ak podáte námietku a my nepreukážeme presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie Vašich osobných údajov, alebo ak podáte námietku voči spracúvaniu Vašich osobných údajov na účel priameho marketingu, nebudeme Vaše osobné údaje na tieto účely ďalej spracúvať.  
právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní osobných údajov, vrátane profilovania ak by takéto automatizované rozhodovanie a profilovanie malo vo vzťahu k Vám právne účinky alebo Vás významne ovplyvňovalo (čl. 22 nariadenia);  Ako sme Však uviedli, pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu,
právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77 nariadenia); ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s nariadením resp. zákonom NR SR č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon č. 18/2018 Z.z.“), môžete podať sťažnosť (návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa § 100 zákona č. 18/2018 Z.z.) na Úrad na ochranu osobných údajov SR. Kontaktné údaje úradu:
Úrad na ochranu osobných údajov SR

Hraničná 12

820 07 Bratislava 27

www.dataprotection.gov.sk

tel. číslo: +421 /2/ 3231 3214

E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk. 

 Vaše práva môžete uplatniť:

osobne podaním žiadosti v sídle spoločnosti Fafuliak, s.r.o.
zaslaním písomnej žiadosti poštou na adresu spoločnosti Fafuliak, s.r.o.
elektronicky na e-mail: fafuliak@gmail.com
 

Kontaktné údaje prevádzkovateľa:

Fafuliak, s.r.o.

J Poničana 51 960 01  Zvolen

tel.: +421 905 537 157

e-mail: fafuliak@gmail.com